Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 28 Oktober 2026

Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa saja yang diproses BantuASN, untuk apa, berapa lama disimpan, dan hak apa yang Anda miliki sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Penjelasan teknis tentang enkripsi ada di halaman Keamanan & Privasi.

Pengendali data

Pengendali data pribadi untuk layanan BantuASN adalah pengembang independen (perorangan) yang mengembangkan dan mengelola BantuASN dari Kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Pertanyaan dan permintaan terkait data pribadi dapat dikirim ke halo@bantuasn.com.

Data yang kami proses

• Data akun: nama, email, dan kata sandi akun BantuASN (disimpan sebagai hash bcrypt, bukan teks asli).
• Data profil kepegawaian: NIP, jabatan, unit kerja, dan data lain yang Anda isi untuk pembuatan surat.
• Data pegawai lain dan penandatangan yang Anda masukkan di Master Pengguna, misalnya nama dan NIP atasan untuk kolom tanda tangan. Pastikan Anda berwenang memakai data tersebut untuk keperluan administrasi kantor.
• Kredensial portal: username dan kata sandi ASN Digital atau SRIKANDI, serta Key Phrase TTE jika Anda memakai Tandatangan Naskah. Semuanya dienkripsi sebelum disimpan.
• Kegiatan harian beserta gambar bukti dukung yang Anda unggah.
• Catatan penggunaan: jumlah surat yang dibuat dan naskah yang terkirim, untuk ringkasan di dasbor Anda.
• Generator surat tanpa login: data yang Anda isi di formulir surat gratis di bantuasn.com hanya dipakai untuk membuat dokumen saat itu juga. Data tersebut tidak disimpan dan tidak dicatat.
• Formulir kontak: nama, email, isi pesan, dan data tambahan yang Anda isi (instansi, jabatan, telepon) dikirim sebagai email ke kotak masuk kami dan tidak disimpan di server BantuASN.
• Data teknis: alamat IP dipakai untuk membatasi percobaan login dan mencegah penyalahgunaan, dan tercatat di log server.

Captcha, OTP, dan kode autentikasi tidak pernah disimpan.

Tujuan dan dasar pemrosesan

• Menjalankan layanan yang Anda minta: menyusun surat, menyimpan kegiatan, dan mengirim laporan atau naskah ke ASN Digital dan SRIKANDI atas perintah Anda. Dasarnya adalah pemenuhan perjanjian penggunaan layanan dengan Anda.
• Mengirim email transaksional, seperti verifikasi email dan pengaturan ulang kata sandi, serta membalas pesan yang Anda kirim.
• Menjaga keamanan layanan, termasuk pembatasan percobaan login dan kuota pemakaian.

Kami tidak menjual data Anda dan tidak memakainya untuk iklan.

Pihak lain yang terlibat

• ASN Digital (BKN) dan SRIKANDI (ANRI) menerima data yang Anda kirim ke sana, karena itulah tujuan layanan ini.
• Penyedia server: Hetzner Online GmbH, di pusat data kawasan Helsinki, Finlandia, yang bersertifikat keamanan informasi ISO/IEC 27001.
• Pengiriman email: Mailtrap, untuk email verifikasi, pengaturan ulang kata sandi, dan meneruskan pesan formulir kontak ke kotak masuk kami.
• Cloudflare untuk pengelolaan domain dan untuk meneruskan email yang dikirim ke halo@bantuasn.com.
• Google (Gmail) sebagai kotak masuk email kami, tempat pesan dan permintaan Anda kami terima dan balas.
• Google Fonts: saat Anda membuka dasbor di app.bantuasn.com, peramban Anda memuat huruf dari server Google. Situs bantuasn.com memakai huruf dari server kami sendiri.

Karena server berada di Finlandia, data Anda disimpan di luar wilayah Indonesia. Pasal 56 UU PDP mengizinkan transfer data pribadi ke negara dengan tingkat pelindungan data yang setara atau lebih tinggi. Finlandia adalah anggota Uni Eropa yang menerapkan GDPR, salah satu aturan pelindungan data paling ketat di dunia.

Berapa lama data disimpan

• Data akun, profil, dan kegiatan harian disimpan selama akun Anda aktif.
• Kredensial portal disimpan sampai Anda menghapusnya di Profil Saya. Penghapusan berlaku seketika.
• Gambar bukti dukung disimpan selama kegiatan yang memakainya masih ada. Gambar yang tidak dipakai kegiatan mana pun dihapus otomatis setelah 7 hari.
• Tautan publik Laporan Triwulan aktif sampai Anda mencabutnya.
• Setelah permintaan penghapusan akun, data Anda dihapus paling lambat 30 hari.

Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak:

• mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda dan mengakses salinannya,
• memperbaiki data yang tidak akurat (sebagian besar bisa langsung di Profil Saya),
• meminta penghapusan data dan akun Anda,
• menarik persetujuan, serta meminta pemrosesan dihentikan, ditunda, atau dibatasi.

Kirim permintaan ke halo@bantuasn.com dari email yang terdaftar di akun Anda, supaya kami bisa memastikan permintaan itu memang dari Anda. Tenggat tindak lanjutnya:

• Paling lambat 3 x 24 jam sejak permintaan kami terima, untuk akses dan salinan data, perbaikan data, penghentian pemrosesan setelah Anda menarik persetujuan, serta penundaan atau pembatasan pemrosesan. Tenggat ini ditetapkan Pasal 30, 32, 40, dan 41 UU PDP.
• Paling lambat 30 hari untuk penghapusan akun dan seluruh datanya.
• Paling lambat 14 hari untuk pertanyaan lain tentang data pribadi Anda.

Jika terjadi kebocoran data

Jika pelindungan data pribadi Anda gagal, kami memberi tahu Anda secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam, sesuai Pasal 46 ayat (1) UU PDP:

"Dalam hal terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi, Pengendali Data Pribadi wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam kepada: a. Subjek Data Pribadi; dan b. lembaga."

Sesuai Pasal 46 ayat (2), pemberitahuan itu memuat data pribadi yang terungkap, kapan dan bagaimana data itu terungkap, serta upaya penanganan dan pemulihan yang kami lakukan. Pemberitahuan dikirim ke email akun Anda.

Perubahan kebijakan

Jika kebijakan ini berubah, tanggal di bagian atas halaman akan diperbarui. Perubahan penting akan diberitahukan lewat email atau dasbor sebelum berlaku.